奉行クラウドの伝票データ保管と参照を可能にするクラウドサービス
奉⾏クラウドの伝票データを API 連携によって随時 KAKODEN にインポートして保管することができます。
これによって【過年度分の伝票】や【明細数制限を超過する伝票】を奉⾏クラウドに維持する必要なく運用が可能となります。保管した伝票データはいつでもどこからでも参照ができます。また、保管してある伝票データを現⾏の伝票として奉⾏クラウド内に複写作成も(*)できます。
KAKODEN ライセンスで保管した伝票データを参照することが可能となりますので、参照運用に関しては【奉⾏クラウドのライセンス数】とは無関係に複数ユーザーの利用ができます。
KAKODEN 導入時に環境設定と同時に奉⾏ i/V シリーズなどの伝票データの移⾏が可能です。
伝票表⽰画⾯は奉⾏クラウドと同様のイメージとなっています。
奉⾏クラウドユーザーにとって違和感のない画⾯と類似の操作性でスムーズな導入ができます。
伝票データのほかに付随する得意先情報の表示も可能です。
過去の伝票検索も自由自在です
奉行クラウドから必要に応じて随時データの移行ができます
データの移行(インポート)は各種条件を指定して任意のタイミングで実施できます。
移行実施の履歴が残りますので、重複や移行漏れの防止ができます。
移行を実施しても対象データは奉行クラウドに残りますので、データ削除は奉行クラウド側の操作をお願いいたします。
奉⾏クラウドのデータは 3 年分のみを利用して過去のデータはKAKODENへ保管する
■奉⾏クラウドで扱う現⾏伝票データは当期を含めた 3 年分に限定する運用とします。
◆まず、クラウド運用以前の奉⾏ i/V の過年度分伝票 10 年分を KAKODEN に移⾏します。これによって、クラウド運用開始時点で全体で 11 年分、3 年後に 13 年分の伝票データを扱う事になります。4 年後には奉⾏クラウドから経過の 1 年分を KAKODEN に追加インポートし、毎年これを繰り返す事で奉⾏クラウドには常に 3 年分を残す運用です。
奉⾏クラウドは 10 ユーザーのみ
■社員全員が伝票入⼒業務を必要としない場合、奉⾏クラウドへの伝票データ入⼒は本社と拠点を合わせて 10 ユーザーで利用する運用とします。
◆この奉⾏クラウド 10 ユーザー以外の社員については KAKODEN ユーザーを利用し、伝票の参照と複写のみに限定した業務とします。
明細数の超過対応
■年度に関係なく所定の明細数を超過する場合に随時超過⾒込分のデータをインポートする運用を続けます。
◆日常発生する伝票明細数が多い業務の場合は、年度単位ではなく明細数の増加状況に合わせて随時 KAKODEN にインポートする事により、明細数超過による不測の利用停⽌や運用の⾒直しなどを防ぐことができます。
⻑期間データの活⽤
■KAKODEN へ伝票データをインポートする事によって⻑期間の伝票データを一括保管する事になります。
◆保管データが⻑期間となれば、この期間を連続して分析した結果を CSV データなどで取得する事ができます。
過去参照
保管されている伝票データを奉⾏ライクな画⾯で違和感なく参照できます。
対象の伝票は任意の条件指定に従って抽出し、一覧表⽰しますのであいまいな情報でも探し出す事が可能です。
※伝票データの変更はできません。
伝票複写
過去参照で抽出された伝票を、所定の手順によって奉⾏クラウドの現⾏利用の伝票として複写します。
複写されるのは一定の項目のみとなり、複写後に項目の変更や不⾜データを奉⾏クラウドで追加訂正します。
※データの変更を伴っての複写はできません。
保管伝票削除
保管している伝票データの中から所定の条件を指定して、削除することが可能です。
インポート
奉⾏クラウドの現⾏利用の伝票データから所定の条件の伝票データを KAKODEN にインポートします。
インポート後は保管対象となり過去参照で抽出可能となります。インポート対象となった奉⾏クラウドデータは同時に削除されませんので、別途確認後に伝票削除処理を⾏う必要があります。
各種分析集計
保管されている伝票データを任意の条件に従って抽出してテキストファイルなどに出⼒することができます。
また、所定期間の各種項目の集計や推移などの分析結果をテキストファイルなどに出⼒することができます。
環境設定
KAKODEN ユーザーの設定などを⾏います。
各ユーザーにはメニュー権限や管理者権限などを設定します。奉⾏クラウドとの接続設定や稼働環境設定を⾏います。
機能の順次拡張と随時追加をいたします
いくつかの機能は順次リリースの予定が含まれます。
予定されている機能のほかに、ご要望の多いものや有益な機能は随時機能拡張していく予定です。
保管対象データについて
売上伝票と仕入伝票の主要項目を保管対象としています。
奉⾏クラウドの各種設定項目のうち、いくつかの内部設定情報には保管対象としていないものもありますのでご注意ください。
データベースバックアップのような、システム的なデータのすべてのバックアップ処理とは異なります。
稼働環境のバックアップについて
お客様の稼働環境とデータはクラウドサーバー上で毎日バックアップをしています。サーバー自体に障害が発生した場合にはサーバー単位(関係するすべてのお客様)で順次復旧処理を⾏います。対象サーバーをご利用のお客様には一定時間ご迷惑をお掛け致しますがご了承ください。
保管可能明細数のカウントについて
保管伝票は売上伝票と仕入伝票の 2 種類となっています。
それぞれの伝票の明細数の合計を保管可能明細数としてカウントいたしますので、どちらかの伝票明細数に制限が発生する事はありません。
導入までの⼿順について
①奉⾏クラウドの利用契約を⾏います
②KAKODEN の利用契約を⾏います
③奉⾏ i/V のデータがあればご提⽰ください
④奉⾏ i/V 以外のデータがある場合はご相談下さい
⑤奉⾏クラウドとの接続情報をご提供いただきます
すべての設定が完了したあと、過去参照機能の確認などを⾏っていただきます、確認後に利用開始となります。
KAKODEN 導入時の初期費用と導入後のデータ移⾏などについて
▶奉⾏伝票データ移⾏は、奉⾏ i/V11 のものに限り KAKODEN 導入時の環境設定と同時にデータ移⾏作業を実施致します。▶KAKODEN 導入時であっても、奉⾏ i/V11 以外(奉⾏ 10 以前を含む)の伝票データ移⾏については別途お⾒積のうえ有償対応させて頂きます。▶KAKODEN 導入後は、データ移⾏についてはすべて別途お⾒積のうえ有償対応させて頂きます。▶KAKODEN 導入時の環境設定以降に、奉⾏クラウドの管理対象伝票種類の変更を⾏う場合はいずれも移⾏費用が必要になります。 (商奉⾏、蔵奉⾏、債権奉⾏、債務奉⾏などの追加や除外が対象となります)